Desde el 12 de mayo de 2019, el registro diario de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas españolas. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el Estatuto de los Trabajadores y estableció esta exigencia sin excepciones por tamaño de empresa, sector o número de empleados. En 2026, la normativa sigue vigente y la Inspección de Trabajo continúa intensificando sus actuaciones.
Esta guía le explica exactamente qué obliga la ley, cómo cumplirla de forma sencilla y qué consecuencias tiene el incumplimiento.
1. Qué dice exactamente la ley
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, añadió un nuevo apartado al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores:
"La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo."
La norma no impone un método concreto, pero sí establece que el registro debe ser diario, individual y fiable. Antes de esta ley, el registro de horas solo era obligatorio para trabajadores con horas extra o a tiempo parcial. Desde 2019, la obligación se extiende a todos los trabajadores.
2. Quién está obligado al registro de jornada
La obligación afecta a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena. Están obligadas:
- Empresas con 1 solo trabajador.
- Pymes, autónomos con empleados, grandes corporaciones.
- Todos los sectores: hostelería, comercio, construcción, servicios, tecnología...
- Trabajadores a tiempo completo, parcial, fijo discontinuo o temporal.
- Trabajadores en teletrabajo o trabajo a distancia.
Quedan fuera:
- Autónomos sin trabajadores a su cargo.
- Altos directivos con relación laboral especial de alta dirección (salvo acuerdo en contrario).
¿Y los trabajadores con jornada flexible?
La flexibilidad horaria no exime del registro. Aunque el trabajador elija cuándo entra y sale, la empresa debe registrar igualmente la hora real de inicio y fin de cada jornada.
3. Qué debe registrarse exactamente
La norma exige registrar la hora de inicio y fin de la jornada. El registro debe contener al menos:
- Identificación del trabajador (nombre, DNI o número de empleado).
- Fecha del registro.
- Hora de entrada.
- Hora de salida.
- Centro de trabajo (cuando la empresa tiene varias ubicaciones).
El registro de pausas no es obligatorio por ley, pero es muy recomendable para demostrar que las horas efectivas se ajustan a la jornada pactada y evitar reclamaciones por horas extra.
4. Cómo implementar el control horario en su empresa
La ley deja libertad de método. Las opciones más habituales son:
- Papel: cumple la ley pero es difícil de gestionar y fácil de perder.
- Excel: más manejable, pero sin garantías de integridad (se puede modificar) y sin registros automáticos.
- Software de fichaje digital: la opción más segura. Registra automáticamente, genera informes y conserva el histórico.
- Tarjetas o huella dactilar: útil en entornos industriales sin acceso a móvil u ordenador.
Pasos para implementarlo
- Elegir el método de registro (idealmente digital).
- Informar a los trabajadores y al comité de empresa si existe.
- Establecer el procedimiento: cómo y cuándo ficha cada empleado.
- Verificar que el sistema registra los datos mínimos exigidos.
- Asegurar la conservación durante 4 años.
5. Obligación de conservación: 4 años
Los registros deben conservarse un mínimo de 4 años y estar disponibles para:
- Los propios trabajadores (tienen derecho a consultar su historial).
- Los representantes sindicales.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Si una inspección solicita los registros y la empresa no puede presentarlos —aunque existieran pero se perdieron— se considera incumplimiento. Los sistemas digitales con almacenamiento en la nube son la opción más segura.
6. Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. Las multas son:
- Grado mínimo: de 751 € a 1.500 €.
- Grado medio: de 1.501 € a 3.750 €.
- Grado máximo: de 3.751 € a 7.500 €.
Riesgo adicional: presunción de horas extra
Sin registro de jornada, la Inspección puede presumir que los trabajadores han realizado horas extraordinarias no compensadas, derivando en una reclamación de salarios retroactiva además de la multa.
7. Control horario en teletrabajo
La Ley 10/2021 de trabajo a distancia no modifica la obligación de registro: los teletrabajadores deben fichar con la misma exactitud que los presenciales. Los retos específicos son:
- Desconexión digital: la empresa no puede exigir disponibilidad fuera del horario registrado.
- Verificación: sin herramienta digital, es difícil demostrar que el registro se realizó correctamente.
- Ubicaciones variables: el trabajador puede teletrabajar desde distintos lugares.
Un software de fichaje con acceso desde cualquier dispositivo es la solución más práctica para equipos en remoto.
8. Qué exigir al software de control horario
Antes de contratar un sistema, compruebe que cumple estos requisitos:
- Registro automático de entrada/salida con hora exacta e identificación del trabajador.
- Almacenamiento seguro durante 4 años mínimo, con acceso garantizado.
- Exportación de informes listos para la Inspección de Trabajo.
- Acceso del trabajador a su propio historial.
- Trazabilidad: registro de cuándo y desde dónde se fichó.
- Sin coste por usuario: importante si tiene muchos empleados o alta rotación.
- Soporte técnico en español: resolución rápida ante problemas urgentes.
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9. Preguntas frecuentes sobre la ley de control horario
¿Qué dice la ley de control horario en España?
¿Qué empresas están obligadas al registro de jornada?
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de jornada?
¿Qué pasa si no tengo registro de jornada?
¿Vale el registro en papel para cumplir la ley?
¿Los trabajadores a tiempo parcial también deben registrar su jornada?
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