Inspección de Trabajo y Control Horario:
Qué Comprueban y Cómo Prepararse
La Inspección de Trabajo puede personarse en cualquier empresa sin previo aviso y exigir los registros de jornada en el acto. Esta guía explica qué documentación piden, qué infracciones buscan y cómo tener la empresa preparada en todo momento.
¿Qué es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público encargado de vigilar el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social, de prevención de riesgos laborales y de empleo. Sus inspectores tienen plenas facultades para entrar en los centros de trabajo sin previo aviso, solicitar documentación y entrevistar a trabajadores y directivos.
Desde la entrada en vigor del RDL 8/2019, el control horario y el registro de jornada se han convertido en uno de los principales focos de actuación de la ITSS, especialmente en sectores con mayor riesgo de jornadas abusivas.
Qué comprueban en materia de jornada y control horario
Durante una visita de inspección relacionada con jornada laboral, los inspectores verifican habitualmente:
- Que la empresa dispone de un sistema de registro de jornada para todos sus trabajadores.
- Que el registro es diario y recoge hora de inicio y hora de fin de jornada.
- Que los registros son fiables y no han sido manipulados.
- Que se conservan los registros de los últimos 4 años.
- Que las horas extraordinarias no superan el límite legal de 80 horas anuales.
- Que las horas extra se comunican mensualmente a los representantes de los trabajadores.
- Que la jornada diaria y semanal no supera los máximos legales.
- Que los descansos mínimos (diario de 12 horas, semanal de 1,5 días) se respetan.
Documentación que puede solicitar la inspección
El inspector puede requerir, entre otros:
- Registros de jornada de todos los trabajadores, desglosados por día, durante los últimos 4 años.
- Contratos de trabajo para verificar la jornada pactada y compararla con la registrada.
- Nóminas para comprobar que las horas extra están reflejadas y retribuidas.
- Convenio colectivo aplicable para comparar la jornada ordinaria máxima.
- Comunicaciones mensuales de horas extra enviadas a los representantes de los trabajadores.
- Acuerdos sobre distribución irregular de la jornada si los hubiera.
Obligación de exhibición inmediata
La empresa está obligada a poner a disposición del inspector la documentación solicitada en el acto o en el plazo breve que éste fije. No poder presentar los registros de jornada en el momento constituye un indicio de infracción.
Infracciones más frecuentes detectadas por la ITSS
| Infracción | Tipo | Multa |
|---|---|---|
| Ausencia de sistema de registro de jornada | Grave | 751 € – 7.500 € |
| Registros incompletos o manipulados | Grave | 751 € – 7.500 € |
| Superación del límite de 80 horas extra/año | Grave | 751 € – 7.500 € |
| No informar mensualmente de horas extra | Grave | 751 € – 7.500 € |
| Superación de la jornada diaria o semanal máxima | Muy grave | 7.501 € – 187.515 € |
| No respetar el descanso mínimo de 12 horas | Muy grave | 7.501 € – 187.515 € |
Cómo tener la empresa preparada en todo momento
- Implantar un sistema de registro de jornada para todos los trabajadores, incluyendo teletrabajadores y trabajadores a tiempo parcial.
- Verificar que el sistema registra hora de inicio y hora de fin de forma diaria y automática.
- Conservar los registros al menos 4 años y garantizar que son exportables en cualquier momento.
- Comparar mensualmente la jornada registrada con la pactada para detectar horas extra acumuladas.
- Generar y archivar el informe mensual de horas extra enviado a los representantes de los trabajadores.
- Revisar que las nóminas reflejan las horas extra retribuidas según convenio.
- Designar un responsable interno que conozca el sistema y pueda atender al inspector con agilidad.
Qué hacer durante la visita de inspección
- Identificar al inspector: tiene obligación de acreditar su condición mostrando el carnet profesional.
- Facilitar el acceso al centro de trabajo y a la documentación solicitada sin obstaculizar la inspección.
- Acompañar al inspector o designar una persona de confianza para hacerlo.
- No alterar ni retirar documentación durante la inspección.
- Anotar qué documentación se solicita y conservar copia de lo que se entregue.
- Si el inspector levanta acta de infracción, leerla detenidamente antes de firmar. Firmar no implica reconocer la infracción, sino la recepción del acta.
Después de la visita
Si el inspector ha detectado posibles infracciones, la empresa recibirá un acta de infracción y dispondrá de un plazo para presentar alegaciones. En ese plazo conviene:
- Analizar los hechos descritos en el acta y recopilar documentación que los contradiga o matice.
- Presentar alegaciones dentro del plazo (habitualmente 15 días hábiles).
- Subsanar las deficiencias detectadas y acreditarlo ante la autoridad laboral.
- En caso de multa, valorar la interposición de recurso de alzada si se considera injustificada.
Preguntas frecuentes
¿Puede la Inspección de Trabajo pedir los registros de jornada sin previo aviso?
¿Cuántos años de registros de jornada puede pedir la Inspección?
¿Qué pasa si la empresa no tiene registros de jornada cuando llega la inspección?
¿Qué infracciones de jornada busca la Inspección de Trabajo habitualmente?
¿El inspector puede entrevistar a los trabajadores durante la visita?
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